আমরা কতক্ষণ একটি এক্সটেনশন ফোন নম্বর ডায়াল করার প্রয়োজনের মুখোমুখি হই? আপনি যখন কোনও ফার্ম বা এন্টারপ্রাইজের অফিসে কল করবেন তখন অচেনা মেয়ের বৈদ্যুতিন ভয়েস বিনয়ের সাথে আমাদের কর্মচারীর বর্ধিত নম্বর ডায়াল করতে বা সচিবের উত্তরের জন্য অপেক্ষা করতে বলবে। এটির মতো স্বতঃপরিবর্তকরা দীর্ঘদিন ধরে এই সংস্থার গ্রাহক ফোকাসের সূচক, এবং স্পষ্টভাবে দেখিয়েছেন যে সংস্থাটি তার খ্যাতির বিষয়ে চিন্তা করে।
এটা জরুরি
ধাক্কা বোতাম টেলিফোন
নির্দেশনা
ধাপ 1
আমরা যে সংস্থায় কল করছি তার মূল নম্বরটি আমরা ডায়াল করি। কলটির উত্তর দেওয়ার পরে, আমরা বৈদ্যুতিন উত্তর প্রদানকারী মেশিনের শুভেচ্ছা শুনি। সাধারণত, উত্তর প্রদানকারীটি ডায়াল করার জন্য কলারের জন্য উপলব্ধ এক্সটেনশনগুলি তালিকাভুক্ত করে।
ধাপ ২
অফিস স্বয়ংক্রিয় টেলিফোন এক্সচেঞ্জগুলি, যা নির্দিষ্ট টেলিফোন সেটে কলগুলি পুনর্নির্দেশ করা সম্ভব করে, একটি স্বন মোডে পরিচালনা করে। অতএব, উত্তর দেওয়া মেশিনের শুভেচ্ছা জানার শেষের জন্য অপেক্ষা করার পরে, আমরা আমাদের টেলিফোনটি টোন ডায়ালিং মোডে স্থানান্তর করি। এটি করার জন্য, প্রধান সংখ্যা কীগুলির নীচে অবস্থিত "অ্যাসিটার্ক" * চিহ্নটি বা ডায়ালিং মোডগুলি স্যুইচ করার জন্য বিশেষভাবে নির্মিত "পালস-টোন" কী টিপুন। যদি আপনার ফোনটি প্রাথমিকভাবে টোন ডায়ালিং মোডে কাজ করে, আপনার আবার এটিকে স্যুইচ করার দরকার নেই।
ধাপ 3
আমরা দুই বা তিন সেকেন্ড অপেক্ষা করি, যা ডিভাইসটিকে অন্য মোডে স্যুইচ করা দরকার। এরপরে, আমরা যে গ্রাহককে কল করছি তার এক্সটেনশন নম্বরটি ডায়াল করি। টোন ডায়ালিং ব্যবহার করার সময় আমরা হ্যান্ডসেটে বিভিন্ন ফ্রিকোয়েন্সিগুলির বৈশিষ্ট্যযুক্ত সংক্ষিপ্ত সংকেত শুনব। এটি স্বন ডায়ালিংয়ের একটি সম্পত্তি, যার অর্থ হবে যে ফোনটি সাফল্যের সাথে উপযুক্ত মোডে স্যুইচ করেছে।
পদক্ষেপ 4
বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, কোনও অফিসে কলগুলি একটি সচিব দ্বারা উত্তর দেওয়া হয়, যিনি প্রয়োজনে কর্মস্থলে একটি নির্দিষ্ট কর্মচারীর সাথে কলকারীদের সংযুক্ত করেন। এছাড়াও, অফিস পিবিএক্সগুলিতে স্যুইচিংয়ে ব্যর্থ হওয়ার ঘটনা রয়েছে, যার ফলস্বরূপ আপনি যে ভুল ব্যক্তিকে ফোন করেছিলেন তাকেও পেয়ে যাবেন। যদি কোনও সচিব বা অন্য কোনও কর্মচারী আপনাকে উত্তর দেয়, তবে বলুন যে আপনি সঠিক ব্যক্তির সাথে সংযোগ করতে অক্ষম ছিলেন এবং অন্য ব্যক্তিকে আপনার জন্য কোনও এক্সটেনশান ডায়াল করতে বলেছিলেন। এটি সম্পূর্ণ স্বাভাবিক ওয়ার্কফ্লো হিসাবে ধরা হয় এবং সম্ভবত আপনাকে সহায়তা করা হবে।
