কাজের দক্ষতা বৃদ্ধির জন্য অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কারণ হ'ল সংস্থার অফিসকে প্রয়োজনীয় অফিস সরঞ্জাম দিয়ে সজ্জিত করা। দস্তাবেজের প্রবাহটি দ্রুত শেষ করতে, প্যানাসোনিক ডিভাইসের সাথে কর্মরত কর্মচারীকে ফ্যাক্স কীভাবে গ্রহণ করতে হবে এবং ডকুমেন্টগুলি প্রেরণ করতে হবে এবং পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে অবশ্যই ডিভাইসটিকে কাঙ্ক্ষিত মোডে সেট করতে সক্ষম হতে হবে।
এটা জরুরি
- - ফ্যাক্স মেশিন প্যানাসনিক;
- - তাপ কাগজ (বা মুদ্রণের জন্য কাগজ);
- - অতিরিক্ত টেলিফোন সেট।
নির্দেশনা
ধাপ 1
যদি আপনি কোনও উত্তর প্রদানকারী মেশিন ব্যবহার করে কোনও ফোন কলটির উত্তর দিতে চান এবং এখনও স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফ্যাক্স পান তবে আপনার ফ্যাক্স মেশিনকে উত্তর মেশিন এবং / অথবা ফ্যাক্স মোডে সেট করুন। কোনও কল বেজে উঠলে, হ্যান্ডসেটটি তুলবেন না: প্যানাসোনিক ফ্যাক্স টোনটি স্বীকৃতি দেবে এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রহণ করবে।
উত্তর দেওয়ার মেশিনে রেকর্ড করা শুভেচ্ছা বার্তায় ফোনকারীকে সতর্ক করুন যে উত্তর এবং * বোতাম টিপে উত্তর মেশিনটি শোনার পরে তার ভয়েস বার্তাটি ছেড়ে দিতে পারেন এবং তারপরে এফএএক্স / স্টার্ট বোতাম টিপে ফ্যাক্সটি প্রেরণ করুন।
ধাপ ২
যদি আপনার অফিসে সুযোগ থাকে তবে টেলিফোন থেকে পৃথক একটি লাইনে ফ্যাক্স মেশিনটি সংযুক্ত করুন, তারপরে মেশিনটিকে "ফ্যাক্স" মোডে সেট করে ফ্যাক্স অভ্যর্থনা চালানো যেতে পারে। সমস্ত কল মেশিনের মাধ্যমে ফ্যাক্স হিসাবে বিবেচিত হবে। প্রয়োজনে রিংয়ের সংখ্যা পরিবর্তন করুন যার পরে প্যানাসোনিক এই মোডে ফ্যাক্স সংবর্ধনাতে সাড়া দেবে।
ধাপ 3
আপনার যদি সমস্ত টেলিফোন কলের ব্যক্তিগতভাবে উত্তর দেওয়ার দরকার হয় তবে আপনাকে ফ্যাক্সটি ম্যানুয়ালি গ্রহণ করতে হবে। এটি করতে, মেনুতে "টেলিফোন" মোডটি নির্বাচন করুন।
আপনি যখন একটি বেজে উঠা স্বন পাবেন, হ্যান্ডসেটটি তুলুন। যদি লাইনের পিছনে আপনি কোনও ফ্যাক্স কলের জন্য একটি দীর্ঘ বীপ শুনতে পান বা কিছুই শোনা যায় না, তবে শুরু করুন। আপনার যদি গ্রাহকের সাথে কথোপকথন হয়, তবে নথিটি গ্রহণের জন্য পারস্পরিক সম্মতির পরে, ফ্যাক্স / স্টার্ট বোতামটি টিপুন। ফ্যাক্স পাওয়ার পরে, মেশিনটি স্তব্ধ করুন। আপনার যদি ফ্যাক্স অভ্যর্থনা বাতিল করতে হয় তবে স্টপ বোতামটি টিপুন।
ডেস্কটপটি যদি ফ্যাক্স মেশিন থেকে দূরে থাকে তবে প্যানাসোনিক চালু রয়েছে এমন লাইনে একটি এক্সটেনশন টেলিফোনটি সংযুক্ত করুন এবং এটিকে টোন মোডে সেট করুন। ফ্যাক্স মেশিনটি দূরবর্তীভাবে তারের জন্য সেট করুন। কল পাওয়ার সময়, এক্সটেনশন টেলিফোনটির হ্যান্ডসেটটি বেছে নিন এবং নথিটি পেতে * # 9 টিপুন। ফ্যাক্স মেশিনটি ফ্যাক্সটি গ্রহণ করবে, তারপরে এক্সটেনশান ফোনটি স্তব্ধ করবে।
পদক্ষেপ 4
আপনি যদি ব্যক্তিগতভাবে কলগুলির উত্তর দিতে চান তবে এখনও স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফ্যাক্সগুলি গ্রহণ করেন, প্যানাসোনিককে TEL / FAX মোডে সেট করুন। যখন কোনও ইনকামিং কল আসবে, তখন ডিভাইসটি ডিসপ্লেতে এটি প্রতিবিম্বিত করবে তবে বাজবে না। নির্দিষ্ট সংখ্যক কলগুলির জন্য মেশিনটি স্ট্যান্ডবাইতে থাকবে। যখন মেশিনটি একটি ফ্যাক্স টোন স্বীকৃতি দেয়, তখন এটি বাজে না রেখে দস্তাবেজটি গ্রহণ করবে।
যদি মেশিনটি একটি ফ্যাক্স টোন সনাক্ত না করে তবে এটি বেজে যাবে। প্যানাসোনিকের কল বা ফ্যাক্স লাইনের সাথে সংযুক্ত একটি এক্সটেনশন টেলিফোনটির উত্তর দিন। আপনি যদি দীর্ঘ সময়ের জন্য কোনও কলটির উত্তর না দেন তবে মেশিনটি ফ্যাক্স ফাংশনটিকে সক্রিয় করে। সুতরাং, কলারের সাথে কথা বলতে ফ্যাক্স / START টিপুন।
পদক্ষেপ 5
কিছু প্যানাসোনিক মডেল ফ্যাক্স পোলিং সরবরাহ করে, যা প্রতিপক্ষের অর্থ সাশ্রয় করে। এই ক্ষেত্রে, একটি ফ্যাক্স পাওয়ার জন্য, মেশিনের মেনু থেকে "পলিং" নির্বাচন করুন, আপনার মেশিনে লোড হওয়া কোনও নথি নেই তা নিশ্চিত করুন এবং আপনি যে নথিটি গ্রহণ করতে চান সেই গ্রাহকের ফোনে কল করুন। সিগন্যালটি পাস হওয়ার পরে, আপনার মেশিনে ফ্যাক্স পান।
