আপনি যদি কোনও চিঠি ফ্যাক্স করতে যাচ্ছেন, রচনাটি তৈরি করার সময় নির্দিষ্ট নিয়মগুলি অনুসরণ করুন যাতে এটি অ্যাড্রেসী দ্বারা পড়ে এবং সরাসরি বর্জ্য ঝুড়িতে না পাঠানো হয়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি পাঠ্য সম্পাদক এমএস ওয়ার্ডে বা একটি এমএম প্রকাশক (সংস্থার লোগো সহ) নির্বাচিত হতে পারে এমন একটি টেম্পলেট ব্যবহার করে একটি চিঠি রচনা করুন। আপনি যদি টেবিলগুলি প্রেরণ করতে যাচ্ছেন তবে এমএস এক্সেলটিও এটি গ্রহণযোগ্য। ছবিগুলির অবশ্যই.জেপিগ এক্সটেনশন থাকতে হবে।
ধাপ ২
ফ্যাক্স দ্বারা প্রেরিত একটি আদর্শ চিঠির আকার একটি এ 4 পৃষ্ঠা A হরফ - কমপক্ষে 10 পয়েন্ট আকার। সুতরাং, গাছের সাথে আপনার চিন্তাভাবনা ছড়িয়ে দেবেন না যাতে আপনাকে বেশ কয়েকটি পৃষ্ঠায় একটি চিঠি প্রেরণ করতে না হয়। এবং শূন্যের কাছে পৌঁছানোর জন্য ফন্টের আকারগুলি ব্যবহার করে আপনার মনে হয় যে সমস্ত তথ্য এক পৃষ্ঠায় ফিট করার চেষ্টা করবেন না।
ধাপ 3
পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে। যদি আপনার অ্যাড্রেসিকে কোনও অতিরিক্ত তথ্য, তথ্য সারণী, ছবি প্রয়োজন হয়, তবে তিনি আপনাকে আপনার চিঠিতে উল্লিখিত ফোন নম্বর বা ইমেল ঠিকানা দিয়ে এই বিষয়ে অবহিত করতে দ্বিধা করবেন না। আপনার ঠিকানায় আগ্রহী হতে পারে সম্পর্কে কেবল লিখুন। যদি আপনার কাছে একটি অনুরোধ প্রেরণ করা হয়ে থাকে তবে দয়া করে কেবল এটির জবাব দিন।
পদক্ষেপ 4
জটিল গ্রাফিক্স সহ খুব ছোট ছবি বা ছবি পাঠ্যে প্রবেশ করান না, যাতে আপনার ঠিকানাটি আপনার, আপনার পরিষেবা এবং আপনার সংস্থার আক্ষরিক "অস্পষ্ট" ছাপ না ফেলে।
পদক্ষেপ 5
আপনি ফ্যাক্স দ্বারা চিঠি প্রেরণ করা হলেও, প্রতিটি ঠিকানা ঠিকানা এবং পৃষ্ঠপোষকতার মাধ্যমে ঠিকানা। এই চিঠিটি পড়ার জন্য অ্যাড্রেসিকে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না, এবং কেবলমাত্র তখনই আপনার পণ্য বা পরিষেবাদি সম্পর্কে আপনার কাছে থাকা তথ্যের উপস্থাপনা বা তার প্রশ্নের উত্তরটিতে এগিয়ে যান।
পদক্ষেপ 6
আপনি যদি বাণিজ্যিক মেইলিংয়ে নিযুক্ত থাকেন তবে গ্রাফিকভাবে হাইলাইট করে আপনার পণ্য বা পরিষেবাগুলির জন্য মূল্য এবং ছাড় সহ কোনও সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের দৃষ্টি আকর্ষণ করার চেষ্টা করুন।
পদক্ষেপ 7
আপনার চিঠিটি শেষ করার সময়, আরও সহযোগিতার জন্য আপনার আশা প্রকাশ করতে ভুলবেন না। আপনার সংস্থার ঠিকানা, টেলিফোন / ফ্যাক্স নম্বর এবং ই-মেইল ইঙ্গিত করুন (এমনকি তারা ইতিমধ্যে আপনার দ্বারা ইতিমধ্যে চিহ্নিত করা হয়েছে)।
